Delen:
Het organiseren van een lanparty kan een fluitje van een cent zijn, maar het kan ook een tijdrovende bezigheid zijn.
Alles hangt af van de grootte van de lanparty die je wilt organiseren.
Hier is een lijst met dingen die je moet doen om het als een professional te organiseren!
Te groot, te klein. De sleutel tot een all-time leuke lanparty is om ervoor te zorgen dat je grootte precies goed is!
Dat is niet zozeer hoeveel pizza’s je koopt, of hoeveel tafels je uitzet, maar hoe lang het duurt. Het is van het grootste belang om ervoor te zorgen dat de deelnemers zich niet gaan vervelen.
Zorg er ook voor dat je het evenement aankunt (voldoende crew)!
Houd het comfortabel voor je gasten; geef ze genoeg ruimte om hun computers op te zetten en tussen de tafels door te lopen.
Medewerkers zijn belangrijk, je hebt waarschijnlijk mensen nodig om je te helpen!
Jij alleen zou voldoende moeten zijn. Het enige dat je waarschijnlijk hoeft te doen, is de tafels klaar te zetten en de stekkerdozen en netwerkapparatuur klaar zetten.
Overweeg om wat vrienden te vragen om je te helpen alles op te zetten en om je te helpen als er iets misgaat. En mensen hebben om je te helpen bij het promoten van je evenement kan echt helpen!
Een creww samenstellen voor grote lanparty’s is iets heel anders! Je hebt zoveel mogelijk mensen nodig om je met alles te helpen; van het opzetten van tafels tot het draaien van ploegen voor meerdaagse evenementen. Heel belangrijk is dat je ervoor zorgt dat je genoeg medewerkers hebt om je te helpen bij meerdaagse evenementen; je kunt niet 24 uur achter elkaar doorgaan met het helpen van mensen. Laat mensen in ploegendiensten werken. Voor grotere LAN’s kan het helpen om mensen in te delen in verschillende “Teams” zoals Netwerk, Servers, Stroom, Catering, Kaartverkoop, Toernooien, Beveiliging, enz. Als je lanparty groot genoeg is, heb je misschien sub-teams nodig zoals Core Networking, Download Servers, Stroomverdeling, enz…
Locatie is een van de belangrijkste overwegingen voor een lanparty, naast stroom en netwerk.
Voor een kleine lanparty is een garage of een grote woonkamer voldoende. Overweeg zorgvuldig je stroomvoorziening voordat je een locatie kiest.
Zorg ervoor dat je berekent hoeveel stroom je nodig hebt als je LAN-locaties overweegt. Het kan goedkoper zijn om een grotere locatie te kiezen dan je nodig hebt, maar die wel genoeg stroom levert dan dat je een generator moet huren. Kijk naar de beschikbare ruimte om er zeker van te zijn dat er genoeg plaats is voor de deelnemers.
De locatie is erg belangrijk voor grote lanparties!
Zorg ervoor dat je plant en meet waar je niet alleen de tafels gaat plaatsen, maar ook al het andere: kaartverkoop, catering (keuken, bar), slaapruimte, servers, crewruimte, enz.
Bij meerdaagse evenementen moet er voldoende slaapgelegenheid zijn en voldoende parkeergelegenheid voor iedereen!
Een lanparty organiseren is één ding, de zaal opruimen is iets anders 🙂
Als mensen samenkomen in een afgesloten ruimte en daar lang blijven, komt er een hoop rommel om op te ruimen. Je zult waarschijnlijk ook moe zijn, dus zorg ervoor dat je wat hulp krijgt!
Een goede datum kiezen is niet eenvoudig!
Het is geen goed idee om je lanparty tegelijk met andere bekende lanparties in je buurt te organiseren.
Eerste weekenden van schoolvakanties zijn geweldig. Of verlengde weekenden. Maar op die data zal er waarschijnlijk al ergens een lanparty zijn.
Vergeet niet dat je wat tijd nodig hebt om alles te organiseren, wat marketing te doen, al je spullen bij elkaar te krijgen, genoeg deelnemers te vinden en tot slot het evenement op te zetten en alles op te ruimen als het evenement voorbij is. Dus de gouden regel hier is om je datum een paar maanden van tevoren vast te leggen.
De lan-party.eu website is hierbij een geweldig hulpmiddel om de beste datum te vinden!
Het is een goed idee om voor je lanparty games en toernooien te selecteren: als iedereen weet wat ze gaan kunnen spelen, kunnen ze beslissen of ze willen gaan of niet, en de games vooraf downloaden en installeren.
Aangezien een LAN-party voornamelijk multiplayer-games omvat, moet je een computer(s) of server(s) hebben die een gameserver op volle snelheid kan draaien zonder dat je je zorgen hoeft te maken over crashes of problemen. Als je denkt dat je computer voldoende is, dan is het niet hebben van een aparte server een optie, maar houd er rekening mee dat als je een server vanuit het spel draait en je computer crasht, dit betekent dat iedereen crasht. En als je game laggy wordt, zal de server dat ook doen, of het nu een apart programma is of niet.
Voor lanparties van elke omvang is het belangrijk om naast het gamen ook andere activiteiten te plannen.
Hoe graag je ook denkt dat je 12 of 24 uur achter elkaar wilt gamen, mensen zullen zich vervelen, dus je moet andere dingen plannen om te doen tijdens de Lan, afhankelijk van of het een evenement van één nacht is of een extravaganza van 5 dagen. Je kunt dingen plannen van een bordspel tot een optreden, voetbal, biljart, weggeefacties of zelfs cosplay.
Als je een thema hebt, dan kunnen deze andere activiteiten daaraan verbonden zijn.
De meeste lanparties organiseren toernooien.
Om gemakkelijk brackets in te stellen, kun je gebruik maken van verschillende online toernooi-websites. Hier is een lijst van enkele van hen:
Je moet ervoor zorgen dat je genoeg meubilair hebt voor iedereen die je verwacht. Dit omvat vooral tafels en stoelen. Maar soms heb je een bar, zetels, een podium, rolwanden, enz. nodig.
Je hebt genoeg tafelruimte nodig voor iedereen. Normaal gesproken is je eetkamertafel plus een paar klaptafels voldoende.
Zorg voor voldoende stoelen. Opvouwbare campingstoelen zijn meestal te laag en metalen opvouwbare stoelen zijn meestal oncomfortabel om langere tijd op te zitten. Tuinstoelen zijn een optie.
Je wilt plannen waar mensen gaan zitten, denk eraan hoe je het netwerk en de stroomkabels gaat leggen.
Waarschijnlijk heb je zelf niet voldoende tafels. Je kunt vrij goedkoop klaptafels kopen of huren.
Bovendien zul je waarschijnlijk meer stoelen nodig hebben om iedereen te laten zitten. Zorg voor voldoende stoelen (of vraag iedereen zijn eigen stoel mee te nemen).
Meet goed uit waar je de tafels wilt zetten, zodat je niet op het laatste moment nog iets moet veranderen als het niet past.
Als het evenement op een locatie plaatsvindt, zullen ze meestal stoelen en tafels voor jou ter beschikking hebben, hetzij als onderdeel van de service, hetzij als aparte huur.
Het is essentieel dat je de ruimte goed inplant, inclusief de plaats van alle tafels en stoelen (zorg ervoor dat er ruimte overblijft tussen de rijen). 120 cm voor een enkelzijdige rij en 200 cm voor een dubbelzijdige rij.
Overweeg toegewezen zitplaatsen voor evenementen met betaalde toegang, zodat mensen gemakkelijker kunnen worden gelokaliseerd en teams of clans bij elkaar kunnen zitten.
Voor een kleine lan is een eenvoudige switch met voldoende poorten voor alle deelnemers het enige wat je nodig hebt. Het enige wat je moet doen is alle computers aansluiten op de switch en een kabel van je switch naar je thuisrouter of kabelmodem.
Wat je nodig hebt:
Met een medium lan en afhankelijk van de indeling is het misschien niet mogelijk om iedereen op dezelfde schakelaar aan te sluiten zonder veel onnodig lange kabels. Om dit te verhelpen heb je verschillende kleinere switches nodig die op één grotere switch zijn aangesloten. Het is belangrijk om de switches niet te “Daisy Chainen”, omdat het verkeer dan door veel meer switches moet gaan voordat het zijn bestemming bereikt, waardoor het netwerk vertraagt en er een single point of failure ontstaat (als de eerste switch uitvalt gaan ze allemaal uit). De beste manier om dit te doen is om bij elke tafel een switch te hebben en kabels die naar een centrale switch lopen. Die centrale switch is verbonden met je router of je server.
Wat je nodig hebt:
Bij een grote lan moet met verschillende dingen rekening worden gehouden. Wanneer computers met elkaar worden verbonden, sturen ze een verzoek naar elke andere computer op het netwerk. Wanneer dit met veel computers tegelijk gebeurt, kan het netwerk pijnlijk traag worden en vastlopen, waardoor het voor iedereen onbruikbaar wordt. Om dit probleem op te lossen zijn beheerde switches en routers nodig, die moeilijk te configureren en te gebruiken kunnen zijn. Met grotere aantallen deelnemers kan het overschakelen op een gigabit “backbone” enorm nuttig zijn, zodat je meer mensen per switch kunt aansluiten, met het bovenstaande ontwerp heb je 20 mensen die een 1000Mb/s backbone delen, waardoor elke persoon een maximum van 50Mb/s krijgt, wat net zo goed, zo niet beter is dan de verbinding van mensen thuis, maar, als je wilt dat de verbindingen van mensen sneller zijn, of om meer mensen per switch aan te sluiten, heb je een snellere up-link naar de hoofdswitch (de Core genoemd) nodig, dus je kunt een switch nemen met Gigabit up-link poorten, dus als je een 24-poorts switch hebt met 2 gigabit (1000Mb/s) uplinks zou elke persoon ongeveer 84Mb/s aan bandbreedte hebben, wat erg snel is.
Wat je nodig hebt:
Game servers voor je lan kunnen in veel verschillende vormen voorkomen, van iemand die spellen host op zijn computer, tot enkele dedicated rack-mount servers.
Hosten op iemands computer (die de grootste en snelste computer heeft) zou voldoende moeten zijn. Je kunt overwegen een extra computer op te zetten om te hosten, maar dit is meestal niet nodig.
Het gebruik van dedicated servers op een aantal extra computers wordt aanbevolen. Controleer de aanbevolen serverspecificaties voor de spellen die je wilt spelen.
Dedicated servers zijn een must! Je kan meer dan één dedicated server nodig hebben, afhankelijk van het aantal van games, de soorten games en het aantal deelnemers.
Als je meer dan een handvol servers hebt, zijn rack-mount servers zeker de moeite waard in plaats van alleen torens te gebruiken, ze zijn makkelijker te beheren en nemen minder ruimte en stroom in beslag.
Je zou kunnen overwegen om een lancache-server op te zetten. Meer info : https://github.com/bntjah/lancache
Een goede vuistregel voor stroomverbruik is dat elke computer en zijn monitor ongeveer 4 ampère trekt (afgekort 4A). We kunnen dit gebruiken om te plannen wie waar in je huis of zaal aangesloten wordt, en of er al dan niet een extra stroombron nodig is (een kleine generator, een grotere (gehuurde) generator, een kabel naar de buren, enz.)
Huizen zijn zo bedraad dat meerdere stopcontacten, of het nu lampen, stekkers of iets anders zijn, op één elektrisch circuit zitten, dat een maximale belasting heeft (in ampères). Met andere woorden, die stopcontacten zijn allemaal met elkaar verbonden en beïnvloeden elkaar.
Gewoonlijk heeft elk circuit in je huis een maximale trekkracht van 15 of 20 ampère, om de bedrading en stopcontacten veilig en goedkoop te houden. Meestal zullen circuits met veel stopcontacten 20 ampère zijn, maar je kunt naar het schakelpaneel gaan, je circuit opzoeken en de stroomsterkte controleren.
Ervan uitgaande dat elke computer/monitor ongeveer 4 ampère trekt (maar dat kan hoger zijn!), kunnen we zeggen dat het veilig is om drie (niet meer dan vier) computers en hun monitoren op een circuit van 16 ampère te zetten, en vier (niet meer dan vijf) op een circuit van 20 ampère. Als je zwaardere circuits hebt, is het veilig om 1 computer/monitor toe te voegen voor elke 4 ampère, min of meer.
Hoewel dit alles een goede redenering is, en een goed uitgangspunt voor het plannen van je party, is het goed te bedenken dat er genoeg computers zijn, zelfs degelijke gaminginstallaties, die geen 4 ampère trekken. Serieuze spelcomputers kunnen ook meer dan 5 of 6 ampère trekken.
Evalueer je deelnemers of vraag het hen ze wanneer ze zich inschrijven! Als de party zo klein is dat je iedereen kent die aanwezig zal zijn, kun je raden of vragen wat voor soort computer ze zullen meebrengen. Als je erachter komt dat bijna iedereen een laptop of pc uit het middensegment meeneemt, kun je je geschatte stroomverbruik per computer verlagen tot 2 ampère (en daarmee het aantal computers per circuit verdubbelen).
Wees in elk geval bereid om een extra verlengkabel of stekkerdoos aan te leggen als je merkt dat je verkeerd hebt geoordeeld, en zorg ervoor dat je gebouw het aankan alsof alle deelnemers aan het evenement 4 ampère zullen trekken. Stroom aansluiten met een geschatte 2 ampère per persoon is alleen voor het gemak (en minder verlengsnoeren), en moet niet volledig worden gepland.
Nu je hebt bepaald hoeveel stroom je gaat trekken, met hoeveel stroomkringen dat overeenkomt in je gebouw, en waar die stroomkringen zich fysiek bevinden, is het tijd om te plannen hoe je de stroom gaat krijgen waar hij heen moet.
Je moet vooraf plannen welke circuits je gaat gebruiken en weten hoeveel stekkerdozen/verlengsnoeren je nodig hebt. Meestal moeten deelnemers hun eigen stekkerdoos meenemen.
Als je host op een kleine locatie, zorg er dan voor dat je contact opneemt om te controleren hoeveel stroom ze beschikbaar hebben. Als ze niet genoeg stroom hebben, moet je misschien een generator huren (zie hieronder) of op zoek gaan naar een andere locatie met meer stroom. Zelfs als die andere locatie duurder is, kan het goedkoper zijn dan het huren van een generator!
Stroom is cruciaal! Veel locaties zullen niet in staat zijn om meer dan 100 mensen van voldoende stroom te voorzien! Praat met de verantwoordelijken van de locatie om je stroomverbruik te plannen.
Het maken van een plattegrond van de stroompunten en verlengsnoeren kan zeer nuttig zijn om er zeker van te zijn dat je voldoende materiaal hebt. Deelnemers vragen om hun eigen stekkerdoos mee te nemen, en de stroomverbruikslimieten handhaven is een MUST!
Bij het huren van een generator moet je met een aantal zaken rekening houden:
Het is van groot belang om al je deelnemers van voedsel te voorzien. Hongerige mensen zijn chagrijnige mensen!
Je kunt meestal gewoon pizza, hamburgers of iets dergelijks bestellen Of je vrienden nemen hun eigen drank en eten mee.
Twee opties hier:
Je kan de catering verzorgen zoals we hierboven beschreven of je kan overwegen het evenement te laten cateren.
Het promoten van je lanparty is essentieel. Vergeet niet te vermelden:
Je kunt dit doen door flyers op te hangen bij:
Het eerste wat moet gebeuren is het aankondigen op www.lan-party.eu (natuurlijk)!
Denk daarnaast aan sociale media zoals Facebook, Twitter, Twitch,…
Maar ook game-gerelateerde community-websites (zoals 4gamers, etc), andere lanparty-websites, forums, etc.
Last but not least; zorg ervoor dat je eigen website goed werkt en up-to-date is.
Om deel te nemen aan de meeste lanparties moeten deelnemers vooraf een ticket bestellen. Dit betekent dat deelnemers online een ticket kunnen reserveren en een betaling kunnen doen. Betalingen gebeuren meestal via overschrijving (goedkoopste) of Paypal (duur maar gemakkelijk).
Zodra de betaling is gedaan, is de reservatie bevestigd.
Deze manier van werken helpt jou als organisator. Als je bijvoorbeeld 50 deelnemers wilt hebben, maar slechts 30 mensen hebben betaald, weet je dat je minder tafels, stoelen, stroom, schakelaars, enz. nodig hebt.
Zodra de betalingen binnenkomen, kan je beginnen met het maken van een zaalplan. Dit is handig voor de deelnemers om te weten wie er komt en waar ze gaan zitten. Clans of teams willen graag naast elkaar zitten.
Een zaalplan is ook handig als je toernooien organiseert, want spelers zullen elkaar moeten opzoeken om samen te spelen.
Regels opstellen voor je evenement kan belangrijk zijn, zelfs als je evenement informeel is. Voor grote LAN’s zijn ze een must!
Enkele regels die we voorstellen:
Daarnaast een aantal regels over computers:
Beveiliging kan een probleem worden, vooral voor middelgrote tot grote lanparties.
Voor die evenementen ken je waarschijnlijk niet elke deelnemer. En deelnemers brengen hun eigen materiaal mee, dat waarschijnlijk een belangrijke waarde heeft. Voor evenementen die langer dan een dag duren, kan je je voorstellen dat je deelnemers niet de hele tijd achter hun toetsenbord blijven zitten. En dan komen de dieven in beeld!
Diefstal is moeilijk te voorkomen, want smartphones, muizen, memory-sticks, headsets of portemonnees zijn kleine dingen en kunnen snel worden meegenomen.
Het installeren van camera’s of webcams kan helpen. En natuurlijk is een veiligheidsagent bij de ingang altijd een goed idee!
Gamers reizen een lange afstand om naar een lanparty te komen. En soms vergeten ze wat essentiële dingen zoals netwerkkabels, stroomkabels, muis, headset, toetsenbord, enz. Of er gaat iets stuk tijdens de lanparty.
Het is altijd een goed idee om wat accessoires te hebben die je kunt lenen of verkopen. Vooral netwerk- en stroomkabels. Of je zou een lokale winkelier kunnen vragen een (kleine) winkel op te zetten op je evenement
Nou, dat is het voor mij. Als je denkt dat er iets ontbreekt, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen en we zullen dit artikel bijwerken.
GLHF !!!!!!!!!!
Delen:
Lanparty-Europe is de plaats waar je alle nuttige informatie vindt over de lanparties die plaatsvinden in Europa (België, Bulgarije, Cyprus, Denemarken, Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Hongarije, Ierland, Italië, Letland, Litouwen, Luxemburg, Malta, Nederland, Oostenrijk, Polen, Portugal, Roemenië, Slovenië, Slowakije, Spanje, Tsjechië, Verenigd Koninkrijk, Zweden en Zwitserland).
